従業員との間で発生するさまざまなルールや条件を定めた就業規則は、会社にとって重要なものですが、不備を放置すると会社をリスクにさらしたり、会社に損害を与えたりする可能性があります。
ここでは、就業規則不備で発生する会社の損害について考えていきます。
就業規則の基本知識
就業規則の目的は、社内ルールを明確にし、労働条件を統一することで、従業員が安心して働ける環境を整備し、労使間のトラブルを未然に防ぐことにあります。
就業規則を確認することで、従業員は、自身の権利や義務を理解し、会社は公平に従業員を管理・評価することができます。
労働基準法第89条により、常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。
この義務を怠ると、罰則の対象となる可能性があります。
就業規則に定めるべき主要項目
就業規則に定めるべき項目には、労働基準法で定められた必ず記載しなければならない絶対的必要事項と会社が任意で定める相対的記載事項と任意事項があります。
就業規則に定めるべき主要項目としては、以下のようなものが挙げられます。
- 労働時間、休憩時間、休日休暇に関する事項
- 賃金の決定、計算、支払いの方法・時期、賃金の締め切り
- 退職に関する事項(解雇の事由を含む)
- 服務規律
- 懲戒処分に関する事項(懲戒の種類と事由)
就業規則が不備である状態とはどのような状態をいうか
就業規則が存在していても、その内容や運用に問題があれば不備状態とみなされ、法的なリスクを抱えることになります。
具体的には、以下の状況が不備な状態と評価されます。
書き間違い、書き漏らし、実態との乖離がある
書き間違い、書き漏らし、実態との乖離は会社側に思わぬ不利益を与えることになります。
特に労働契約法第12条が定める就業規則の最低基準効(労使間の労働契約において、就業規則の定める基準に達しない労働条件が無効となるという効力)から実態と相違する労働条件が適用されてしまい、思わぬ不利益を被ることになります。
よくある書き間違い・書き漏らしは定額残業代の適用対象労働者についての書き漏らしです。
定額残業代の適用労働者について書き漏らしていた場合、定額残業代をすでに支払っていたとしても、 残業代未払いと評価され再度当該従業員に残業代を支払わなければならず、その分の損害が会社に発生することになります。
法改正に未対応である
労働基準法やハラスメント防止法など、労働関連法制は頻繁に改正されます。
就業規則がこれらの法改正に対応しておらず、古い規定のままになっている場合は、不備であると評価されることがあります。
具体的には、育児休業制度の変更やパワハラ防止措置の義務化への対応などが遅れているケースがあります。
就業規則の不備で発生する主な損害・リスク
就業規則の不備を放置することは、企業にとってさまざまな損害やリスクを招きます。
トラブル時に会社側が不利になる可能性がある
就業規則の不備は、労使間のトラブルが発生した際に、会社側が不利な立場に追い込まれる原因となります。
就業規則に懲戒事由や解雇事由が明確に定められていなかったり、その手続きが不適切であったりする場合、会社が行った懲戒処分や解雇が無効と判断される可能性が高まります。
さらに、懲戒解雇が無効とされた場合、会社は従業員に対して、解雇期間中の未払い賃金の支払いを命じられたり、慰謝料の支払いを命じられたりすることがあります。
行政指導・是正勧告・刑事罰のリスク
労働基準監督署は、従業員からの申告や定期的な監督指導の一環として、会社に立ち入り調査を行い、就業規則の不備を指摘し、是正勧告書を交付することがあります。
労働基準法第89条に基づく就業規則の作成・届出義務を怠った場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります(労働基準法第120条)。
まとめ
就業規則の不備を放置することは、懲戒解雇の無効化、未払い残業代の請求、行政指導や刑事罰といった、会社にとって看過できないリスクと損害につながります。
とくに近年は、育児休業やハラスメント防止といった分野での法改正が頻繁に行われており、これらに未対応のままでは従業員との信頼関係を損ね、訴訟や紛争の発生確率も高まります。
就業規則の内容が常に最新の法改正に対応しているか、実際の運用と乖離していないか、そして従業員に適切に周知されているかといった運用の側面も非常に重要です。
定期的な見直しと、社会保険労務士や弁護士といった専門家の活用を通じて、就業規則を適切に整備・運用し、労使間のトラブルを未然に防ぐことを心がけましょう。
