他の社員への悪影響や業務効率の低下を招く問題社員を辞めてもらいたい、と考える経営者の方は多いのではないでしょうか。
ここでは、社員の退職勧奨を進めたいときの注意点について考えていきます。
退職勧奨とは
退職勧奨とは、会社側が社員に対して退職を勧め、社員の意思に基づいて合意による退職を目指す手続きをいいます。
退職勧奨は、あくまで会社から社員に対して退職を勧めるものであり、社員がそれに応じる義務はありません。
一方で、解雇は、会社が一方的な意思表示によって労働契約を終了させ、社員を退職させる手続です。
解雇は労働者にとって非常に大きな不利益となるため、労働契約法第16条により、「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合」は無効とされています。
経営者が従業員に退職勧奨をする場合には、退職を強要した、すなわち「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない」解雇であると判断されないことが重要になります。
違法な退職強要と判断されないための注意点
退職勧奨は社員の自由意思に基づく合意を目指すものですが、その進め方によっては、社員の意思決定の自由を侵害する退職強要とみなされ、違法となる可能性があります。
違法な退職強要と判断される典型的な行為は以下の通りです。
- 威圧的な態度
- 大声での罵倒・人格否定
- 長時間の拘束を伴う退職の話し合い
- 執拗な退職要求
- 退職以外の選択肢がないかのような誤解を与える
- 他の社員の前で退職を迫る
退職勧奨を進めたいときに必要となる準備
いきなり退職勧奨を実施してしまうと、違法な退職強要となるリスクが高まります。
以下のポイントは退職勧奨を実施する前に準備しておくことが望ましいポイントです。
問題行動の特定と記録化
具体的にどのような問題行動があるのかを明確にし、その事実を客観的に記録しておきます。
遅刻・欠勤の記録、業務上のミス、他の社員からの苦情、指導内容とその後の改善状況などを具体的に記録に残すことが重要です。
改善指導の実施と記録
問題行動に対して、就業規則や業務評価制度に基づき、段階的に指導や注意を行います。 指導内容、指導した日時、指導した担当者、本人の反応、改善を促すための具体的な指示内容などを記録に残すことで、本人の自発的な改善を促す努力を尽くした証拠となり、トラブルになった場合も会社が適法に退職勧奨を行ったことの有力な証拠となります。
退職勧奨を実施する際の注意点
準備が整ったら以下の点に注意して、退職勧奨を進めましょう。
実施場所・時間に配慮する
個室など、他の社員に聞かれる心配がなく、プライバシーが確保できる場所を選び、業務時間内に行うことが原則となります。
また長時間の拘束はなるべく避け、時間の上限を事前に決めておくなど配慮が必要です。
従業員の意向を十分に聞く
社員の意向を十分に聞き、考える時間を与えます。
その場で即答を求めたり、回答を急かしたりすることがないように注意すべきです。
また、円滑な合意のために、退職日、退職金の加算、有給休暇の消化、再就職支援などの条件を提示することも考えられますが、これらについての従業員の意向も確認しておくことが望ましいです。
記録に残しておく
話し合いの内容を正確に記録に残すことで、退職勧奨で発生しやすい「言った・言わない」のトラブルを解決する証拠になります。
記録に残しておくべき具体的な内容としては、日時、場所、出席者、話した内容、社員の反応などがあります。
退職勧奨に応じない場合の対応
社員が退職勧奨に応じない場合でも、執拗に退職を勧めてしまうと違法な退職強要とみなされるリスクがあります。
退職勧奨に応じない場合は、無理に合意を得ようとせず、一度話し合いを終了し、改めて改善指導を継続する、配置転換を検討するなど、他の対応策に戻ることを検討すべきです。
まとめ
社員の退職勧奨は、問題社員への対応として有効な手段となり得ますが、その進め方には細心の注意が必要です。
社員の自由な意思に基づく合意を目指すものであり、威圧的な態度や長時間の拘束、執拗な要求といった行為は、違法な退職強要と判断されるリスクを伴います。
退職勧奨は、無効となるケースなど法的なリスクを伴うため、労働問題に詳しい弁護士に相談し、適切なアドバイスを得ながら慎重に進めることをおすすめします。
弁護士のサポートを得ることで、違法な退職強要のリスクを回避し、会社と社員双方のためになる良い解決を目指すことができるようになります。
社員の退職勧奨を検討している方は、澁谷・坂東法律事務所までご相談ください。
